Как работать на онлайн кассе? Пособие для начинающих
Кассовый аппарат используется при расчетах за проданные товары и услуги и является документом, подтверждающим операцию купли-продажи посредством кассового чека. Ни одно современное предприятие, оказывающие эти услуги населению, не может обойтись без КСА. Организация расчетов при помощи специальных устройств сокращает временные затраты покупателей на приобретение товаров, а для государства они служат инструментом контроля ведения расчетно-денежных операций.
На смену обычным аппаратам, которые печатают чеки и сохраняют информацию в блоке памяти, приходят технологичные образцы устройств. Новые модели техники не только хранят информацию – они шифруют и передают их оператору фискальных данных для дальнейшей отправки в контролирующие и налоговые органы.
Что такое программная касса
Это программное обеспечение, позволяющие принимать денежные средства, без использования кассовых суммирующих аппаратов.
Реализация механизма предполагает два варианта:
- размещение программного обеспечения на ПК (планшеты, ноутбуки, мобильные телефоны) с соответствующими техническими характеристиками;
- при помощи сети Интернет.
Во втором случае доступ к ПО будет осуществлен при помощи средств идентификации, например, цифровой электронной подписи.
Внешне мобильная онлайн-касса похожа на смартфон и может функционировать в онлайн и офлайн режимах. Работает на платформе Android, а ее интерфейс практически не отличается от стандартного современного гаджета.
Функции аппарата подразумевают прием платежа, сканирование штрих-кода и выдачу чека. Его создали для удобства совершения операций в малом бизнесе, выездной торговле у индивидуальных предпринимателей, службах доставки и курьерских службах. Введение нового оборудования исключает использование нескольких устройств, что облегчает систему расчетов для покупателей и продавцов.
Адаптация к новым устройствам не вызывает сложностей. Если сотрудники знают, как работать на кассовом аппарате старого образца, то освоить новую модификацию и понять, как работать с программной кассой, будет не сложно.
Отличие СКО от СКНО
СКО – это система контроля за кассовой выручкой, позволяющее государственным органам в текущем режиме получать информацию о поступлении средств. Система выполняет задачу контроля оборота денежных потоков субъектов предпринимательства и учитывает имеющееся оборудование.
СКНО – это инструмент контроля налоговых органов, внешнее приспособление, которое передает данные о торговой выручке компании из кассового аппарата, на который оно установлено.
Это устройство (СКНО) передает данные о функционировании кассового оборудования в специализированный центр обработки. Обмен информацией происходит посредством GPRS и утвержденных протоколов обмена, а также средств защиты передаваемых данных. Большинство моделей крепятся снаружи, а в новых образцах, например, AZUR POS SK, устройство располагается внутри корпуса.
При отсутствии связи СКНО хранит данные в памяти, при восстановлении – осуществляет передачу накопленной информации в ЦОД (центр обработки данных).
Отличия программной кассы от обычной
Внедрение программных касс дает ряд преимуществ перед кассовыми аппаратами старого образца:
- может устанавливаться на все устройства с соответствующими техническими характеристиками;
- не нужно вести книгу кассира и хранить контрольные кассовые ленты;
- дистанционное обслуживание;
- возможность выдачи покупателю чека в электронном виде;
- не нужно устанавливать средства контроля.
Все эти факторы предполагают снижение расходов на обслуживание, приобретение дополнительного оборудования и расходных материалов, обеспечивают высокую производительность в работе торговых точек.
Основные правила работы с программной кассой
При выборе программного обеспечения следует руководствоваться правилами:
- выбирать подходящий софт рекомендуется исходя из специфики бизнеса и масштабов предприятия;
- взаимодействие с внешними устройствами – целесообразно иметь одного поставщика оборудования и программного обеспечения;
- надежность софт – рекомендуется заранее изучить отзывы о приобретаемом ПО и выяснить возможность работы в автономном режиме и восстановления данных при поломке оборудования.
Не лишним будет тестовым способом создать обращение в службу поддержки поставщика. Например, вы можете задать вопрос: как пользоваться программным кассовым аппаратом разным категориям сотрудников. На основании ответа можно оценить качество помощи и получить инструкции и советы – как работать с кассовым аппаратом нового образца.
Как работать с программной кассой
Алгоритм работы на программной кассе ничем не отличается от порядка действий сотрудника на прежних моделях оборудования. Для новых ПО применимы инструкции пользователя «Как работать на кассовом аппарате в магазине» или «Как пользоваться кассовым аппаратом». Основные отличия будут только в интерфейсе, который также вполне доступен для быстрого освоения.
- открытие смены – распечатать чек об открытии смены;
- при расчете с покупателем за товар – сформировать чек и назвать предварительную сумму покупки;
- принять денежные средства от покупателя или оплату по карте;
- рассчитаться с покупателем – выдать сдачу;
- пробить чек и выдать его покупателю;
- если покупатель изъявил желание получить электронную копию документа, кассир формирует его путем ввода необходимых данных в ПО через интерфейс;
- не позднее 24 часов после начала работы закрывает смену и печатает отчет.
Сегодня появилось простое решение – с помощью цифровых технологий сократить ресурсы и расходы, связанные с кассовыми операциями и ведением бухгалтерского учета. Большинство предпринимателей по достоинству оценили переход на пользование программной кассой, как удобную и практичную альтернативу прежней системе рассчетно-кассового обслуживания