Правильное открытие и закрытие смены на кассе

Как открыть смену на кассе

Существуют два способа открыть смену на кассовом аппарате — ручной и автоматизированный. Во втором случае отчёт появляется, как только кассир принимает первый платёж. Если оборудование не имеет такой опции, придётся принудительно печатать документ, иначе выдавать фискальные чеки незаконно. Важные нюансы:

Каждое устройство «открывают» отдельно;
Необходимо заранее проверять, не закончилась ли чековая лента;
Независимо от организации труда в магазине, кассовый рабочий день продолжается не более 24 часов подряд, затем должен начаться новый.

Если не провели процедуру своевременно, отправка сведений о сделках приостанавливается.

Подготовка к работе

Перед тем как открыть кассовый аппарат, следует:

Взять наличные деньги для размена (с документальным отражением);
Проверить, готовы ли принадлежности (лента, ключи от кабины, ящика и прочее);
Иногда — авторизоваться при помощи логина и пароля либо специальной карточки.

Далее, чтобы приступить к продажам, формируют отчёт. Он уходит в центр по учету фискальных данных, откуда должно поступить подтверждение. Как только оно получено, можно приступать к работе. В некоторых моделях требуется регистрировать кассира.

Отчёт об открытии смены

Чтобы сформировать его вручную, следует поочерёдно нажимать:

Отчёты;
Кассовый отчёт;
Открыть новую смену.

Требования к такому документу предъявляются достаточно строгие. Надо указать должным образом адрес и место расчётов. Также указывается версия устройства, зарегистрированная в реестре КСА. Ошибка в выборе формата фискальных документов сразу лишает все чеки юридической силы, как и погрешности при написании УНП. Дополнительно прописывают номер смены, которая будет работать далее.

Номера кассовой техники путать нельзя. Один из них присваивается при регистрации в налоговой службе, другой — задаётся производителем. Есть ещё несколько реквизитов: номер фискального накопителя, номер документа и прочие. «Нулевой» чек обычно формируют в ходе пересменки. Время начала работы положено указать в нём с точностью до минуты.

Как закрыть смену на кассе

Делать это нужно, как только завершился рабочий день. В специальный отчёт входят сведения о каждой покупке, совершённой за указанные часы. Ранее использовавшийся вариант Z, при котором прежние данные затирались, выходит из употребления, и нужен только для формального окончания работы. Современные X-отчёты, сохраняя сведения о предшествующем кассовом промежутке и проделанных операциях, оказываются гораздо практичнее, их не надо выводить на бумагу и хранить отдельно. Наличную выручку и оставшиеся неиспользованными разменные суммы сдают материально ответственному лицу. Если ошибок не было, можно уступать рабочее место сменщикам, не забыв сделать соответствующие пометки в программном обеспечении.

Отчет о закрытии смены

Законодательство требует в этом документе указывать те же реквизиты, что и при начале работы. Дополнительно надо расписать:

Сколько чеков выдано на руки;
Какое количество других фискальных документов оформили;
Что показывают счётчики, ФН.

Число переданных документов и дату формирования первого из них указывают почти всегда. Исключение сделано только для автономного режима использования техники, когда она может не передавать сведения немедленно. Сведения об кассире (операторе) могут отсутствовать, если онлайн-касса используется в составе торгового автомата или без фиксированного места работы (на транспорте, на выезде).

Сдача наличных и оформление документов

После закрытия смены на онлайн кассе, убедившись, что сбои отсутствуют, кассир подсчитывает остаток денежных средств. Соответственно должностной инструкции, он передаёт их главному кассиру или иному материально ответственному сотруднику. Это поступление отмечается в особой кассовой книге (стандартной или разработанной в организации формы). Вся выручка за каждый день заносится строго на один лист. На деньги оформляется отдельный приходный ордер. Отключать ли кассу или оставлять работать дальше — на усмотрение руководства; сдать вместе с деньгами рабочие принадлежности нужно обязательно.